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Microsoft Office Access

Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases de 
datos relacionales.
En su forma más simple, una base de datos es una colección de datos
relacionados a un tema particular, una lista de datos. Cuando se efectúa una lista 
de direcciones, nombres, productos, se está generando una base de datos. De
hecho, no es necesario usar un programa de bases de datos para crear una: se 
podría estar haciendo una lista como la que acabamos de mencionar usando
Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas.
Sin embargo, un programa de administración de bases de datos, es mucho más 
potente que la lista realizada en un documento de Word, pues permite:
Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con 
un asunto o propósito particular (por ejemplo, una lista de recetas o los 
clientes de una empresa); también facilita las tareas de agregar, actualizar, 
organizar y eliminar datos.
Buscar datos: puede ubicarse un dato fácil y rápidamente. Por ejemplo, 
buscar los clientes de apellido "Gómez" que residan en la localidad cuyo 
código postal es 1200.
Analizar e imprimir información: se pueden realizar cálculos con los 
datos almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qué
porcentaje de las ventas totales fue realizado en la provincia de Chubut.
Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad 
grandes volúmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas 
de todos los clientes de una zona.
Compartir datos: la mayoría de los programas de bases de  datos 
permiten que más de un usuario acceda simultáneamente a los mismos 
datos; los denominaremos bases de datos multi-usuario.
Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y luego pueden 
manipularse para extraer la información ordenada y seleccionada por múltiples criterios.

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